Kto z nas lubi tracić czas w pracy, gdy zadań do wykonania nie ubywa, a czas na dostawę towaru nieuchronnie się skraca? Czas to pieniądz dlatego warto minimalizować te nieefektywne czynności takie jak ciągłe telefonach, wiadomości i dopytywaniu o podstawowe informacje dot. transportu. Gdzie jest kierowca, czy towar został odebrany, kiedy auto dojedzie, kto przejął zlecenie, czy dokumenty są już gotowe, czy pojazd jest dostępny jutro. Gdy takich pytań pojawia się kilkanaście lub kilkadziesiąt dziennie, organizacja zaczyna działać w trybie gaszenia pożarów. Problem nie wynika zwykle z braku zaangażowania pracowników, ale z braku jednego miejsca, w którym wszyscy widzą te same, aktualne dane.
Najwięcej telefonów pojawia się tam, gdzie informacje są rozproszone. Część ustaleń trafia do wiadomości SMS, część do komunikatorów, część do arkusza, a reszta zostaje „ustalona przez telefon”. W takiej sytuacji każda zmiana w zleceniu wymaga kolejnego kontaktu, bo nikt nie ma pewności, czy pracuje na aktualnej wersji informacji. Jeśli firma chce realnie ograniczyć liczbę połączeń i wiadomości, musi przede wszystkim uporządkować obieg danych. Zlecenie transportowe powinno być dostępne w jednym systemie wraz ze statusem realizacji, przypisanym kierowcą, pojazdem, terminem i najważniejszymi uwagami operacyjnymi. Wtedy biuro nie musi za każdym razem pytać, co się dzieje, bo status jest widoczny od razu.
Drugim krokiem jest standaryzacja komunikacji. W wielu firmach każdy pracownik przekazuje informacje inaczej, przez co zespół traci czas na doprecyzowanie szczegółów. Im bardziej powtarzalny proces, tym mniej zbędnych kontaktów. Jeśli każde zlecenie ma ustalony schemat obsługi, jasno określone etapy i przypisane odpowiedzialności, liczba telefonów naturalnie spada. Kierowca wie, co ma zrobić, koordynator widzi postęp, a właściciel nie musi być pośrednikiem między wszystkimi stronami. To szczególnie ważne w małych i średnich firmach, gdzie jedna osoba często koordynuje kilka obszarów jednocześnie.
Bardzo duże znaczenie ma także bieżący podgląd floty i zleceń. Gdy lokalizacja pojazdu, status transportu i harmonogram są dostępne online, znika potrzeba ciągłego dzwonienia z pytaniem o podstawowe rzeczy. Firma nie musi opierać się na deklaracjach, tylko na danych. To nie tylko oszczędność czasu, ale również lepsza jakość obsługi klienta. Pracownik biura może szybciej udzielić konkretnej odpowiedzi, bez przekierowywania rozmowy dalej. Mniej telefonów oznacza też mniej pomyłek, bo informacje nie giną w natłoku rozmów i wiadomości.
Ograniczenie liczby kontaktów nie polega więc na tym, by komunikować się mniej, ale by komunikować się mądrzej. Dobrze wdrożony system do zarządzania transportem porządkuje zlecenia, pokazuje aktualne statusy, wspiera planowanie i daje wszystkim dostęp do tych samych danych. Dzięki temu firma odzyskuje czas, zmniejsza chaos operacyjny i może obsługiwać większą liczbę transportów bez dokładania kolejnych osób do administracji. Tam, gdzie wcześniej dominowały telefony i ciągłe doprecyzowania, pojawia się przewidywalność, szybsza reakcja i lepsza kontrola nad logistyką.
Jeśli Twoja firma zarządza flotą pojazdów i chcesz usprawnić logistykę – sprawdź system TruckMe.