Spadek terminowości dostaw w wielu przypadkach wcale nie wynika z braku zaangażowania zespołu, ale z przeciążonych procesów. Gdy liczba zleceń rośnie, a organizacja nadal opiera się na telefonach, arkuszach, pokreślonych tablicach (sic!) i ręcznym przekazywaniu informacji, opóźnienia zaczynają pojawiać się coraz częściej. Naturalną reakcją bywa myśl o zatrudnieniu kolejnego koordynatora, ale to nie zawsze rozwiązuje problem. Jeśli podstawowy proces jest nieuporządkowany, dodatkowa osoba często tylko przejmuje część chaosu. Dużo skuteczniejsze jest uporządkowanie planowania i przepływu informacji tak, aby firma mogła obsłużyć więcej dostaw tym samym zespołem.
Pierwszym krokiem do poprawy terminowości jest pełna widoczność tego, co dzieje się z flotą i zleceniami. Jeżeli koordynator nie widzi w jednym miejscu, który pojazd jest dostępny, gdzie aktualnie znajduje się kierowca i jakie zlecenia mają priorytet, każda decyzja zajmuje więcej czasu. To powoduje błędy w przydzielaniu transportów, zbyt późne reakcje na zmiany i niepotrzebne przestoje. Gdy firma pracuje w jednym systemie, może szybciej przypisać zadanie do odpowiedniego pojazdu, lepiej ułożyć kolejność realizacji i ograniczyć ryzyko, że ważne zlecenie zostanie przeoczone.
Drugim elementem jest lepsze planowanie tras i harmonogramów. Nieterminowe dostawy bardzo często zaczynają się dużo wcześniej niż w momencie spóźnienia u klienta. Ich źródłem bywa zbyt optymistyczny plan dnia, brak uwzględnienia czasu załadunku, niewłaściwa kolejność punktów albo nakładanie się zadań na te same zasoby. System do zarządzania transportem pozwala lepiej układać harmonogram pracy pojazdów i kierowców, dzięki czemu firma działa bardziej przewidywalnie. Zamiast reagować na problemy w ostatniej chwili, może im zapobiegać już na etapie planowania.
Bardzo ważna jest także redukcja chaosu komunikacyjnego. Im więcej telefonów i wiadomości potrzeba do obsługi jednego zlecenia, tym większe ryzyko, że informacja nie dotrze na czas albo zostanie źle zrozumiana. Jeśli status zlecenia, lokalizacja pojazdu i najważniejsze ustalenia są dostępne dla osób odpowiedzialnych za logistykę, liczba pytań spada, a zespół działa sprawniej. To właśnie w takich miejscach firma odzyskuje czas bez zwiększania zatrudnienia. Koordynator nie musi dopytywać o podstawowe dane, bo ma je od razu pod ręką.
Terminowość rośnie również wtedy, gdy właściciel lub menedżer może szybko wychwycić powtarzające się problemy. Jeżeli firma widzi, które trasy najczęściej generują opóźnienia, gdzie pojawiają się przestoje i które pojazdy są wykorzystywane nieefektywnie, może podejmować lepsze decyzje operacyjne. Bez danych problemy wracają, bo zespół działa intuicyjnie. Z danymi można stale poprawiać organizację pracy i zwiększać punktualność dostaw bez dokładania kolejnych osób do biura.
Zwiększenie terminowości dostaw nie zawsze wymaga większego zespołu. Często wymaga lepszego systemu pracy. Gdy firma porządkuje zlecenia, planowanie, komunikację i podgląd floty w jednym narzędziu, ten sam zespół może obsłużyć więcej transportów szybciej i z mniejszą liczbą błędów. Dla przedsiębiorcy oznacza to nie tylko lepszą obsługę klienta, ale też większą kontrolę nad logistyką, niższe koszty organizacyjne i bardziej skalowalny model działania.
Jeśli Twoja firma zarządza flotą pojazdów i chcesz usprawnić logistykę – sprawdź system TruckMe.